Documents pour vendre un bien loué

1. Pour une première étude

• Commune, type de bien, surface connue et description de son état.
• Bail signé, avenants et date de prise d’effet ; signalez les pièces manquantes.
• Loyer hors charges, provisions ou forfait de charges et dernières révisions connues.
• Montant du dépôt de garantie et type de garantie, sans diffuser d’abord les coordonnées du garant.
• DPE disponible, principaux travaux réalisés ou envisagés.
• Charges de copropriété et taxe foncière disponibles.
• Votre objectif de vente, le calendrier souhaité et les contraintes déjà identifiées.

Cette première sélection sert à cadrer l’étude, pas à constituer immédiatement un dossier complet de signature. Le formulaire de contact ne demande aucune pièce jointe. Convenez d’un moyen de transmission adapté avec le cabinet.

2. Pour documenter la location

• Contrat complet, avenants, annexes et état des lieux d’entrée.
• Pour un meublé : inventaire du mobilier et documents correspondants.
• Historique des loyers, charges, régularisations et éventuels impayés.
• Acte de cautionnement ou contrat de garantie, selon le dossier.
• Courriers utiles, accords, congés déjà délivrés et pièces de procédure s’il y a un différend.
• Attestations ou justificatifs demandés par le notaire selon la situation.

La transmission doit permettre de comprendre le bail qui se poursuit et les éléments à reprendre à la vente. Fournissez les faits documentés, sans qualifier un droit ou une procédure sur la base d’un simple souvenir.

Référence : Service Public — Vente d’un logement pendant le bail · Légifrance — Loi du 6 juillet 1989, notamment articles 4, 15 et 25-8.

3. Propriété, identité et pouvoirs

• Titre de propriété et références des lots ou parcelles.
• Éléments d’identité demandés par le notaire, via son canal adapté.
• Si plusieurs titulaires : droits de chacun, accords et éventuels pouvoirs.
• En cas de succession : pièces établies ou demandées par le notaire chargé du règlement.
• En cas de société ou de démembrement : documents permettant de vérifier les pouvoirs et droits concernés.

L’objectif est de vérifier qui peut s’engager et signer. Ne supposez pas que la personne qui encaisse les loyers peut, seule, vendre la pleine propriété.

Référence : Service Public — Recours au notaire pour une succession · Service Public — Usufruit.

4. Diagnostics et état technique

• Dossier de diagnostic technique adapté au bien, avec contrôle de sa validité par le professionnel compétent.
• Selon le bien : DPE, plomb, amiante, installations de gaz et d’électricité, termites, risques, bruit et assainissement.
• Audit énergétique lorsqu’il est requis pour la vente concernée, sans le confondre avec le DPE.
• Mesurage de la superficie privative lorsqu’il s’applique.
• Documents de travaux, autorisations, garanties et carnet d’information du logement si le bien est concerné.

Cette liste n’impose pas tous les diagnostics à chaque logement. L’âge et la nature du bâtiment, sa localisation, ses équipements et le type de vente déterminent les pièces obligatoires. Un DPE ancien peut ne plus être valable : faites contrôler les dates plutôt que reprendre automatiquement le dossier de location.

Référence : Service Public — Diagnostics immobiliers à fournir pour vendre.

5. En copropriété : préparer aussi les informations collectives

• Règlement de copropriété, état descriptif de division et modificatifs utiles.
• Fiche synthétique, carnet d’entretien et documents techniques disponibles.
• Procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, lorsqu’ils doivent être fournis.
• Informations financières : charges, sommes dues, fonds travaux et autres éléments requis selon le dossier.
• Projet de plan pluriannuel de travaux ou plan adopté, selon la situation de la copropriété.
• État daté et pièces demandées par le notaire pour la signature.

Les documents à communiquer lors de la promesse ne se confondent pas avec les documents établis pour l’acte de vente. Certaines situations connaissent des adaptations : faites confirmer la liste et le calendrier par le notaire et le syndic.

Référence : Service Public — Documents pour la vente d’un lot de copropriété.

6. Une méthode simple pour ne rien perdre

Créez trois catégories : « disponible », « à demander » et « à vérifier ». Pour chaque pièce manquante, notez l’interlocuteur et la prochaine action. Une pièce annoncée mais non reçue ne doit pas être présentée comme contrôlée.

Évitez un dossier en accès public et l’envoi de documents d’identité à une liste large d’acquéreurs. Les pièces utiles à la vente contiennent souvent des données de tiers ; les modalités de communication doivent rester adaptées à l’étape et au destinataire.

La checklist ne remplace pas la liste personnalisée du notaire. Elle permet de préparer la discussion et de comprendre pourquoi certaines pièces sont demandées. Pour les particularités du contrat, consultez aussi les droits du locataire ; pour une succession, le guide du bien hérité déjà loué.